Pioneering the next step.
Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Sie sie ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt, ab 2028 grundsätzlich alle. In SAP S/4HANA und SAP ERP erzeugen Sie die XRechnung mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) und empfangen darüber auch Lieferantenrechnungen.
Die E-Rechnung ist in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 Pflicht, allerdings gestaffelt. Empfangen muss jedes inländische Unternehmen sie schon heute. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen spätestens für Umsätze ab 2028. Wer mit SAP arbeitet, setzt beides mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) um.
Grundlage ist § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG), neu gefasst durch das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024. Der Gesetzgeber hat die E-Rechnung enger definiert. Wörtlich heißt es in § 14 Abs. 1 UStG: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“
Ein einfaches PDF per E-Mail ist damit keine E-Rechnung mehr. Das Bundesfinanzministerium (BMF) nennt Papier und unstrukturierte PDF-Dateien „sonstige Rechnung“. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen, ebenso viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ausnahmen sieht das BMF beim Empfang nicht vor. Die technische Hürde ist niedrig. In der FAQ des BMF steht: „Dazu reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus.“ Wer die Rechnungsdaten in SAP weiterverarbeiten will, braucht allerdings mehr als ein Postfach.
Das BMF nennt als Ziel weniger Doppelerfassung und weniger Fehler im Rechnungswesen. Die E-Rechnung bereitet zudem ein späteres Meldesystem vor, über das bestimmte Rechnungsangaben zeitnah an die Finanzverwaltung gehen sollen. Ein Gesetz dafür gibt es noch nicht.
Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Umsatzes, nicht das Rechnungsdatum.
| Datum | Pflicht | Wer |
|---|---|---|
| seit 27.11.2020 | E-Rechnung an Behörden des Bundes nach E-Rechnungsverordnung (ERechV), mit Leitweg-ID | Lieferanten öffentlicher Auftraggeber des Bundes |
| seit 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können | alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer |
| 01.01.2025 bis 31.12.2026 | Wahlrecht: Papierrechnung jederzeit, PDF oder andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers | alle Rechnungsaussteller |
| ab 01.01.2027 | E-Rechnung ausstellen | Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro |
| bis 31.12.2027 | Papier oder sonstige Formate weiter erlaubt | Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im Vorjahr bis 800.000 Euro |
| bis 31.12.2027 | EDI-Verfahren, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen, mit Zustimmung des Empfängers | alle Unternehmen, die per EDI fakturieren |
| ab 01.01.2028 | E-Rechnung ausstellen | alle inländischen Unternehmen im B2B-Geschäft |
| ab 01.07.2030 | digitale Meldepflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU (ViDA) | Unternehmen mit Umsätzen in andere EU-Staaten |
Auch nach 2027 gibt es Ausnahmen. Keine E-Rechnung brauchen Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Was Rechnungsaussteller im Übergangsjahr 2026 organisatorisch klären sollten, beschreibt unser Beitrag E-Rechnung in Deutschland: Was Unternehmen 2026 wissen und umsetzen müssen.
Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, die auf der Richtlinie 2014/55/EU beruht. Alternativ dürfen Rechnungssteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, wenn alle Pflichtangaben vollständig auslesbar sind und das Format mit der Norm interoperabel ist. So bleibt EDIFACT nutzbar.
Laut BMF erfüllen die in Deutschland üblichen Formate die Voraussetzungen: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei mit eingebetteter XML. Bei Abweichungen zwischen Bild und Daten gilt seit 2025 der XML-Teil.
Für E-Invoicing, also den elektronischen Rechnungsaustausch, und für gesetzliche Meldungen hat SAP die Lösung SAP Document and Reporting Compliance. SAP DRC erzeugt aus einem SAP-Beleg ein elektronisches Dokument, das eDocument, und übermittelt es an Geschäftspartner oder Behörden. Für Deutschland deckt SAP DRC laut SAP Help Portal Kundenrechnungen und Lieferantenrechnungen ab, außerdem elektronische Bestellungen, die Umsatzsteuervoranmeldung und die Zusammenfassende Meldung.
Die Lösung besteht aus drei Teilen:
Die Cloud Edition arbeitet laut SAP mit SAP ERP, SAP S/4HANA, SAP S/4HANA Cloud Private Edition und SAP S/4HANA Cloud Public Edition zusammen. Die Verantwortung für die Rechtslage bleibt beim Unternehmen. SAP schreibt dazu in der Dokumentation der Cloud Edition: „… sind Sie als Kunde allein dafür verantwortlich, dass Sie die geltenden Vorschriften einhalten.“
Der Ausgang über Peppol folgt im Standard einem festen Ablauf. Die Schritte stammen aus der SAP-Dokumentation zu SAP S/4HANA 2025:
Anlegen und Senden lassen sich per Job automatisieren, etwa mit dem Report EDOC_BACKGROUND. Muss eine bereits zugestellte E-Rechnung korrigiert werden, stornieren Sie den Quellbeleg. SAP DRC legt dann automatisch eine passende Gutschrift als eDocument an.
Für Deutschland beschreibt SAP mehrere Übertragungswege. Welcher passt, hängt davon ab, was Ihre Kunden und Lieferanten empfangen oder senden.
| Weg | Format | Richtung | Was Sie wissen sollten |
|---|---|---|---|
| Peppol-Netzwerk | XML nach EN 16931 | Ausgang und Eingang | Sender und Empfänger müssen im Peppol-Netzwerk registriert sein. |
| E-Mail mit XML-Anhang | XRechnung in UN/CEFACT-Syntax (CII), auch ZUGFeRD-Profil XRechnung genannt | Ausgang | Die Cloud Edition prüft die XML vor dem Versand per Schematron-Validierung. |
| E-Mail mit PDF/A-3 | XRechnung (CII) eingebettet in eine PDF/A-3-Datei, also hybrid wie ZUGFeRD | Ausgang | Erfordert Adobe Document Services und eine eigene Entwicklung, die die PDF in das eDocument lädt. |
| E-Mail-Eingang | XML nach EN 16931, für deutsche Unternehmen nach aktueller XRechnung-Spezifikation | Eingang | Die Datei wird hochgeladen. SAP ordnet sie über Peppol-ID, Umsatzsteuer-ID, Steuernummer oder E-Mail-Adresse einem Buchungskreis zu. |
Auch für den E-Mail-Weg integrieren Sie laut SAP den Peppol-Exchange-Prozess der Cloud Edition, denn über ihn läuft die Validierung. Die hybride PDF/A-3-Variante ist kein reiner Konfigurationsschritt. Planen Sie die Entwicklung für den PDF-Upload von Anfang an ein, wenn Ihre Kunden ZUGFeRD erwarten.
Lieferantenrechnungen aus dem Peppol-Netzwerk überträgt Peppol Exchange in Ihr System. SAP DRC legt daraus ein eDocument im Prozess Lieferantenrechnung an. Sie können die XML-Datei ansehen oder im HTML-Format lesen.
Die Weiterverarbeitung läuft in zwei Varianten. Manuell erfassen Sie die Rechnung selbst anhand des eDocuments. Integriert übergibt SAP DRC das eDocument an eine Eingangsautomatisierungslösung, die die Eingangsrechnung anlegt. Diese Lösung kann den Status im eDocument Cockpit auf „Angenommen“ oder „Abgelehnt“ setzen. Per E-Mail eingegangene XML-Rechnungen laden Sie hoch. Die Cloud Edition validiert sie, bevor sie weiterverarbeitet werden.
Zur Aufbewahrung: Ein- und ausgehende Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unverändert vorliegen.
Die Leitweg-ID brauchen Sie nur für Rechnungen an Behörden. Im B2B-Geschäft genügt laut BMF im Feld BT-10 (Buyer reference) ein Platzhalter wie „-“.
Feste Preise veröffentlicht SAP nicht. Die Lizenzlogik ist aber dokumentiert. Die Cloud Edition ist ein Abonnement auf der SAP BTP. Abgerechnet wird nach der Kennzahl „Documents“, also nach der Zahl der verarbeiteten Belege. So steht es in den Zusatzbedingungen von SAP, Version 11-2025. Für einige Austauschszenarien erhebt SAP zusätzliche Gebühren.
Ihr Aufwand für die Einführung hängt vor allem davon ab, wie aktuell Ihr System ist, welche Übertragungswege Sie brauchen und ob die PDF/A-3-Variante eine eigene Entwicklung erfordert. Das Volumen Ihrer Ausgangs- und Eingangsrechnungen bestimmt die Abo-Kosten.
Steuerlich ja. Das BMF stellt klar, dass ein E-Mail-Postfach für den Empfang genügt. Eine weitergehende elektronische Verarbeitung ist nicht vorgeschrieben. Wollen Sie die XML-Daten in SAP buchen statt abtippen, brauchen Sie einen Eingangsprozess, etwa mit SAP DRC und einer Eingangsautomatisierung.
Nein. Ein einfaches PDF ist seit 2025 eine sonstige Rechnung. Bis Ende 2026 dürfen Sie sie mit Zustimmung des Empfängers weiter verschicken, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist dagegen eine E-Rechnung, weil die PDF eine strukturierte XML enthält. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
ViDA (VAT in the Digital Age) ist das Mehrwertsteuerpaket der EU, beschlossen mit der Richtlinie (EU) 2025/516 und in Kraft seit 14. April 2025. Seitdem dürfen Mitgliedstaaten die E-Rechnung unter bestimmten Bedingungen verpflichtend einführen. Ab 1. Juli 2030 gilt eine digitale Meldepflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU. Bis 1. Januar 2035 müssen nationale Echtzeit-Meldesysteme an das EU-Modell angepasst sein. Das deutsche Meldesystem ist angekündigt, aber noch nicht gesetzlich geregelt.
Für Umsätze ab 2027 stellen Sie bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen aus. Prüfen Sie deshalb jetzt Ihren Release-Stand, die Peppol-Registrierung und die Stammdaten Ihrer Geschäftspartner. Klären Sie mit Ihren wichtigsten Kunden, ob sie XRechnung über Peppol oder ZUGFeRD per E-Mail erwarten. Wenn Sie SAP DRC in Ihr SAP S/4HANA oder SAP ERP einbauen wollen, sprechen Sie mit dem Team im Kompetenzfeld SAP ERP. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Verbindlich sind Gesetz und BMF-Schreiben.
Stand: Oktober 2026
Quellen
Ihr bisheriger Anbieter ist jetzt CPRO. Sie wurden automatisch auf unsere neue Website weitergeleitet. Für Sie ändert sich nur der Markenauftritt: Ihre Verträge behalten ihre Gültigkeit, Ihre Ansprechpartner und die Gesellschaft als Ihr Vertragspartner bleiben unverändert. Wir freuen uns, Sie hier begrüßen zu dürfen!
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Vimeo. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Google Maps. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Google Maps. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Mapbox. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von OpenStreetMap. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen
