Hohe SAP-Prozessqualität & -stabilität durch effektives & effizientes Dokumentieren

Die moderne IT Organisation im Spannungsfeld Innovation – Effizienz

Ihr Ziel ist die hohe Qualität und Stabilität Ihrer SAP-Prozesse? Bei immer enger getakteten Innovationszyklen? Doch welche Mehrwerte bietet mir eine Prozessdokumentation? Lesen Sie hierzu im Folgenden vier gute Gründe für die Dokumentation Ihrer zentralen SAP-Prozesse – aus der Praxis für die Praxis (in Anlehnung an: Ruffing, Bernd: www.prozesspunktnull.de):

• Transparenz

• über meine relevanten / geschäftskritischen SAP-Prozesse erlange ich über deren zentrale Abbildung
• ist relevant in vielen Anwendungsfällen, z.B.
  • interne Sicht: zum Wissenstransfer, z.B.
    • im Rahmen von Einarbeitungsphasen neuer Mitarbeiter
    • als Nachlagewerk von Überblicks- vs. Expertenwissen
    • als Ausgangspunkt für Prozessänderungen
  • externe Sicht: im Rahmen eines Audits / einer Revision meiner IT-Anwendung bzw. der durch diese abgebildeten Prozesse („Prozess-Compliance“)

• Ordnung & Struktur

Die zentrale Abbildung meiner geschäftskritischen SAP-Prozesse sorgt neben einem hohen Maß an Transparenz auch für die Schaffung einer gewissen Ordnung und Struktur meiner sichtbar gewordenen Prozesse. Klar definierte, überschaubare Hierarchiestufen bieten ein Maximum an Übersicht.

• klare Handlungsanweisung & Verantwortlichkeit

Klar definierte Prozesse – inklusive Prozessschritte / Aktivitäten und Verantwortlichkeiten – sind die beste Grundlage klar umrissener Arbeitsplatzbeschreibungen bzw. Handlungsanweisungen. Grafisch orientierte Modellierungssprachen wie BPMN 2.0 zeigen zweifelsfrei auf, welche Aktivität durch wen wann wie ausgeführt wird, seien es organisatorische oder IT-gestützte Aktivitäten. Damit sind klar definierte Prozesse eine reiche Quelle bzw. ein zentraler Ankerpunkt für Führungskräfte, Prozessverantwortliche bzw. -anwender.

• Automatisierung

Eine transparente, gut strukturierte Übersicht meiner geschäftskritischen SAP-Prozesse ist zugleich Ausgangspunkt für einen automatisierten Testansatz. Wussten Sie, dass Sie hierzu keine – explizit keine – vollständige Dokumentation Ihrer SAP-Prozesse benötigen?

Weiterführende Informationen zum Thema „Hohe SAP-Prozessqualität & -stabilität durch effektives & effizientes Testen“ lesen Sie hier.

Sprich, die Dokumentation geschäftskritischer Prozesse stabilisiert das Unternehmen und ermöglicht sichere und fundierte Entscheidungen. Zudem verbessert sie die Zusammenarbeit und schafft die Voraussetzung, moderne Lösungen und Trends umzusetzen. Darüber hinaus steigert sie die Wirtschaftlichkeit und hilft, unternehmerische und persönliche Ziele schneller zu erreichen.

Sie möchten diese und weitere Mehrwerte mit Hilfe eines effektiven und effizienten Dokumentationsansatzes generieren? Doch was konkret bedeutet effektives und effizientes Dokumentieren?

Effektives & effizientes Dokumentieren (von SAP-Prozessen)

Effektiv dokumentieren bedeutet: Zur Zielerreichung (hohe SAP-Prozessqualität & -stabilität) dokumentiere ich z.B.:

• „überhaupt“
• Tool-gestützt
• mit einer hohen Prozessabdeckung

Effizient dokumentieren bedeutet: Zur Zielerreichung dokumentiere ich mit möglichst geringem Aufwand, z.B.:

• punktgenau
• auf Basis einer maximalen Wiederverwendbarkeit von Prozesselementen (z.B. Bibliothek)
• mittels einfach zu bedienender, integrativer, skalierbarer Methoden & Tools

SAP Application Lifecycle Management – ein ganzheitlicher Lösungsansatz

SAP Application Lifecycle Management (ALM) ist die Summe aller Methoden und Tools zum Management von SAP-Lösungslandschaften – von deren Planung bis zur Stilllegung. Zentrale Bausteine hierfür sind die Dokumentation, das Testen sowie die revisionssichere Nachverfolgung aller Änderungen an der jeweiligen SAP-Lösung.

Die zentralen ALM-Ziele sind somit die Sicherstellung:

• einer hohen Prozessqualität / -stabilität bei gleichzeitiger
  • Effizienzsteigerung
  • Verkürzung der Auslieferungszyklen (von Innovationen / Prozessänderungen)
• gesetzlicher / unternehmerischer Vorgaben und Regularien (Compliance)

Neben brandneuen Tools wie SAP Cloud ALM zum Management Cloud-zentrierter SAP-Lösungslandschaften (aktuell: SAP S/4HANA Cloud) steht Ihnen der SAP Solution Manager als ausgereiftes, universell einsetzbares ALM-Werkzeug zur Verfügung. Seit Release 7.2 zudem bestückbar mit ausgewählten SAP Best Practice-Prozessen, z.B. für SAP S/4HANA (Cloud & On-Premise Version). Optional unter Einsatz der mitgelieferten SAP ACTIVATE-Projektmethodik. Wer anstelle eines mit SAP ACTIVATE implizierten Wasserfall- eher ein agiles Projektvorgehen präferiert, kein Problem. Seit Januar 2020 umfasst die Standardauslieferung des SAP Solution Managers 7.2 sogenannte Focused Solutions. Eine davon nennt sich Focused Build: viel Funktionalität und Methode zum agilen Management von SAP-Projekten. Eine weitere trägt die Bezeichnung Focused Insights: die perfekte Plattform zur schnellen und einfachen Konfiguration bedarfsgerechter Reporting-Dashboards diverser SAP ALM-Szenarien.

SAP Solution Manager 7.2 – eine ganzheitliche SAP ALM-Lösung zum effektiven & effizienten Dokumentieren

Vorab einige wenige, jedoch zentrale Begrifflichkeiten mit Blick auf das Dokumentieren von Prozessen mit dem SAP Solution Manager 7.2:

• Lösung / Solution: bildet die Summe der Systeme, Anwendungen und Prozesse eines Unternehmens im SAP Solution Manager; Faustregel: eine Lösung je Unternehmen
• In der Lösungsdokumentation werden mittels Prozesse und Prozessschritte zentrale Geschäftsprozesse abgebildet. Diese sind zugleich Ankerpunkt für (BPMN 2.0-konforme) Prozessdiagramme, Entwicklungs- und Schnittstellenspezifikationen, Testdokumente (manuelles Testen), Testkonfigurationen (automatisiertes Testen), etc.

Der SAP Solution Manager 7.2 zeichnet sich durch einen integrierten Dokumentationsprozess aus. Integriert im Sinne von nahtlose Integration:

• der Dokumentationsphasen untereinander (Administration / Planung – Erstellung / Aktualisierung)

• des SAP Solution Managers in die jeweilige SAP-Lösungslandschaft (z.B. direkte Absprungmöglichkeit aus der Prozessanwendung in das jeweils referenzierte SAP-Zielsystem mittels sog. Ausführbarer (technischer) Einheiten, z.B. Transaktion, Report)

• der SAP Solution Manager-Anwendungen untereinander (Lösungsdokumentation – Test Suite – ITSM – ChaRM – …)

Damit ist der SAP Solution Manager 7.2 bzw. dessen Lösungsdokumentation im Unterschied zu anderen Prozess-Modellierungswerkzeugen „der“ zentrale Ankerpunkt aller unternehmenskritischen Geschäftsprozesse. Und zwar i.S.e. unzertrennlichen Darstellung struktureller (z.B. Prozessschritt) und inhaltlicher Prozessmerkmale (z.B. diesem Schritt zugehörige Transaktion).

In der Phase Dokumentationsplanung werden die Prozesse bzw. deren Ablauf aufgenommen, illustriert in nachfolgender Abbildung am fiktiven Szenario „Pizzabestellung“:

Abb. 1: Phase Dokumentationsplanung – Prozessaufnahme

Hierauf basierend werden diese Prozesse – soweit möglich – auf die Strukturelemente der Lösungsdokumentation (SOLDOC) des SAP Solution Managers 7.2 übertragen:

Tab. 1: Phase Dokumentationsplanung – Übertrag Ergebnis Prozessaufnahme auf SOLDOC-Struktur

Alternativ erfolgt diese Übertragung noch in der Phase Dokumentationsplanung – dann meist in einer externen / separaten Anwendung (z.B. Excel) – oder bereits in der Phase Dokumentationserstellung / – aktualisierung – dann direkt in der Lösungsdokumentation des SAP Solution Managers 7.2, wahlweise spaltenbasiert oder BPMN 2.0-konform über den vollintegrierten grafischen Editor hierfür (s. Abb. 2).

Beschleuniger zum initialen Aufbau der Lösungsdokumentation gibt es vonseiten der SAP alternativ in Form des Excel Upload Templates oder der SAP Best Practice-Prozesse (z.B. für SAP S/4HANA Cloud & On-Premise-Version).

Abb. 2: Phase Dokumentationserstellung – Anwendung „Lösungsdokumentation“

Der Dokumentationsaufwand im Rahmen einer manuellen Dokumentation direkt im SAP Solution Manager 7.2 kann signifikant reduziert werden durch den intensiven Einsatz der sogenannten Bibliotheken (z.B. Prozessschritt Bibliothek: Kombination des Strukturelements Prozess-Schritt mit den sogenannten Ausführbaren Einheiten, z.B. Transaktion, Report). Hierdurch wird eine maximale Wiederverwendbarkeit inhaltlich redundanter Prozessschritte bzw. Aktivitäten sichergestellt. Das Konzept der Bibliothek vermindert zudem die Aufwände im Rahmen der Erstellung eines BP(MN)-Monitorings durch den konsequenten Einsatz wiederverwendbarer Monitore bzw. Alerts.

Auch die Aufwände im Rahmen der Testplanung – die auf die Dokumentationserstellung aufbaut – können signifikant reduziert werden durch den Einsatz des Testschritt-Designers der Focused Solution „Build“:

Abb. 3: Phase Dokumentationserstellung – Anwendung „Testschritt-Designer“

Im konkreten Beispiel ist der Testfall vollautomatisiert aus zuvor definierten Prozessschritten generiert, inkl. Testdokumenten und Ausführbaren Einheiten. Alternativ lässt sich der Testfall in dieser Anwendung per Excel-Massenupload erstellen.

Weiterführende Informationen zum Thema „Hohe SAP-Prozessqualität & -stabilität durch effektives & effizientes Testen“ lesen Sie hier.

Fazit

Hohe SAP-Prozessqualität & -stabilität durch effektives & effizientes Dokumentieren, geht das? Ja, das geht! Sogar richtig gut mit dem SAP Solution Manager 7.2 – eine ganzheitliche SAP ALM-Lösung zum effektiven & effizienten Dokumentieren.