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Ein KPI besteht aus mehr als einem Namen. Zur Definition gehören Berechnungsformel, Datenquelle, Bezugszeitraum, Zielwert und Verantwortlicher. Liefertreue etwa: der Anteil der Auftragspositionen, die zum bestätigten Termin vollständig geliefert wurden, gemessen je Monat, mit festgelegtem Zielwert und der Logistikleitung als Verantwortlicher. Erst diese Präzision macht Werte vergleichbar, über Standorte, Monate und Systeme hinweg. Im SAP-System liegen die Rohdaten dafür meist schon vor, in Aufträgen, Lieferungen und Buchungen.

KPIs unterscheiden sich von einfachen Kennzahlen durch den Zielbezug. Der Lagerbestand in Euro ist eine Kennzahl. Zum KPI wird er als Bestandsreichweite mit Zielkorridor, an dem Einkauf und Disposition gemessen werden. Sinnvoll ausgewählt sind KPIs, wenn sie an den Unternehmenszielen hängen und der Verantwortliche sie beeinflussen kann. Eine Handvoll gut definierter Werte je Bereich steuert besser als vierzig Messgrößen, die niemand mehr hinterfragt und die in Berichten nur Platz füllen.

In Reporting-Projekten kostet die KPI-Abstimmung regelmäßig mehr Zeit als die Technik. Typischer Fall: Vertrieb und Controlling berechnen Umsatz unterschiedlich, einmal mit, einmal ohne Gutschriften. Solche Differenzen müssen vor dem Dashboard-Bau entschieden werden, sonst produziert jede Auswertung Diskussionen über Zahlen statt über Maßnahmen. Bewährt hat sich ein zentrales Kennzahlen-Glossar mit Formel, Quelle und Verantwortlichem je KPI, gepflegt wie ein Stück Software: mit Änderungsprozess und Versionierung.