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PDM verknüpft den Materialstamm mit Dokumenten wie CAD-Zeichnungen, Spezifikationen und Prüfvorschriften über das SAP-Dokumentenmanagementsystem. Die Klassifizierung ordnet Materialien nach technischen Merkmalen und macht sie darüber wiederauffindbar, statt sie nur über Materialnummern zu identifizieren. Änderungsstände von Zeichnungen oder Stücklisten lassen sich über das Änderungsmanagement nachvollziehbar versionieren. So bleibt jederzeit erkennbar, welcher Dokumentenstand zu welcher Fertigungscharge gehört und wer die Änderung wann freigegeben hat.

PDM betrifft vor allem Unternehmen mit komplexen, sich verändernden Produkten, etwa im Maschinenbau oder Anlagenbau, in denen Konstruktion und Fertigung eng zusammenarbeiten müssen. Reine Handelsunternehmen ohne eigene Konstruktion benötigen selten den vollen Funktionsumfang. Von PLM unterscheidet sich PDM durch den engeren Fokus auf Daten und Dokumente. PLM betrachtet zusätzlich den gesamten Produktlebenszyklus inklusive Projektmanagement, Portfolioplanung und Serviceprozessen, während PDM eher die Datenbasis dafür liefert.

Ein PDM-Projekt beginnt häufig mit der Bereinigung bestehender Materialstämme und Dokumente, die über Jahre in unterschiedlichen Ablagen entstanden sind. Die Anbindung eines CAD-Systems an SAP verlangt eine klare Regelung, welches System für welche Daten maßgeblich ist. Ohne diese Klärung entstehen leicht Doppelpflege und widersprüchliche Versionsstände. Eine saubere Klassifizierung zahlt sich besonders bei der Einführung der Variantenkonfiguration aus, weil Merkmale dort direkt weiterverwendet werden.