Reibungslose Datenflüsse: SAP ERP und SAP Sales & Service Cloud erfolgreich verbinden

Im Kern sprechen wir dabei von zwei elementaren Schnittstellen:

• der Schnittstelle zum Austausch von Stammdaten, wie beispielsweise Kunde, Ansprechpartner oder Material
• der Schnittstelle zum Austausch von Bewegungsdaten, wie beispielsweise Angebot, Auftrag oder Ticket

In diesem Blogartikel werden die wichtigsten Aspekte hinsichtlich des Aufbaus solcher Schnittstellen genauer beleuchtet. Dabei richten sich die Informationen in erster Linie an IT-Leiter, Prozessmanager und Projektkoordinatoren, für die ein tieferes Verständnis der Systemlandschaft und der zugehörigen integrativen Prozesse von Vorteil ist.

Grundvoraussetzungen zum Aufbau der Schnittstelle

Integration ist komplex und kann auf verschiedene Arten gestaltet werden. Wir empfehlen dabei dringend den Einsatz einer Middleware-Lösung, zum Beispiel der SAP Integration Suite, da diese als zentrale Schaltstelle für den Datenaustausch fungiert und die Komplexität der Integration erheblich reduziert.

Im Gegensatz zu einer Point-to-Point-Verbindung, bei der direkte Schnittstellen zwischen den Systemen erstellt werden, ermöglicht eine Middleware eine flexible, skalierbare und wartungsfreundliche Integration. Sie sorgt dafür, dass neue Systeme oder Datenquellen problemlos eingebunden werden können, ohne bestehende Verbindungen zu beeinträchtigen. Zudem bietet eine Middleware eine bessere Fehlerbehandlung und Monitoring-Funktionen, was die Betriebssicherheit und Transparenz im Integrationsprozess erhöht.

Die C_PRO INDUSTRY empfiehlt den Einsatz der SAP Integration Suite. Warum?

• Umfassende Integration: Die SAP Integration Suite bietet eine Vielzahl von Integrationsfunktionen, die eine nahtlose Integration verschiedener Systeme und Anwendungen ermöglichen. Sie unterstützt sowohl Cloud-native als auch On-Premise-Integrationen und eignet sich somit für verschiedene Umgebungen.
• Vorkonfigurierte Konnektoren: Die SAP Integration Suite bietet vorkonfigurierte Konnektoren für SAP-Anwendungen, die eine schnelle und einfache Integration mit anderen SAP-Systemen ermöglichen. Dadurch entfällt der Bedarf an kundenspezifischer Entwicklung und die Implementierungszeit wird verkürzt.
• Erweiterte Sicherheit: Die SAP Integration Suite ermöglicht robuste Sicherheitsfunktionen wie Identitäts- und Zugriffsverwaltung, Datenverschlüsselung und Bedrohungserkennung, um eine sichere Datenübertragung zu gewährleisten und Compliance-Anforderungen einzuhalten.
• Zentrales Monitoring und Management: Die SAP Integration Suite bietet eine zentrale Überwachungs- und Verwaltungsoberfläche, mit der Administratoren Integrationen überwachen, die Leistung verfolgen und Probleme effektiv beheben können. Dies hilft bei der effizienten Pflege der Integrationslandschaft.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Die SAP Integration Suite kann entsprechend den Anforderungen des Unternehmens skalieren und große Datenmengen und Transaktionen verarbeiten. Sie bietet auch Flexibilität, um sich ändernde Integrationsanforderungen und Geschäftsprozesse zu erfüllen.

Nachdem die SAP Integration Suite eingerichtet ist und sowohl für Produktiv- als auch Testsystem eine Verbindung besteht, kann mit der eigentlichen Schnittstelle begonnen werden.

Die Schnittstelle für Stammdaten als Grundpfeiler für Geschäftsprozesse

Voraussetzung für den generellen Aufbau der Schnittstelle ist ein Verständnis der Geschäftsprozesse. Bereits bei der Replikation der Stammdaten müssen die darauf aufbauenden E2E-Prozesse beachtet werden. Existentielle Fragen sind hier, welche Daten in der SAP Sales & Service Cloud für die End-User benötigt werden und welche Prozesse unterstützt werden müssen.

Anschließend ist die Definition des Datenmodells und das Verknüpfen der Systeme (Mapping) relevant. Durch die SAP Integration Suite gibt es ein bereits definiertes Mapping, das so „Out-of-the-box“ geliefert wird. Nichtsdestotrotz muss geprüft werden, ob gesonderte bzw. zusätzliche Felder oder Tabellen abgebildet werden müssen.

Nachdem das Verständnis der Geschäftsprozesse und die Definition des Datenmodells inklusive des Mappings erstellt und dokumentiert wurde, stellt sich im zweiten Schritt die Frage, ob die Schnittstelle für Stammdaten uni- oder bidirektional aufgebaut werden soll.

Die Vorteile einer bidirektionalen Schnittstelle liegen offenkundig darin, dass beide Systeme über dieselben Informationen und Stammdaten verfügen. Gerade in Bezug auf Ansprechpartnerdaten kann der Außendienst zusätzliche und detaillierte Daten liefern. Liegt die Datenhoheit ausschließlich im SAP ERP-System werden in der SAP Sales & Service Cloud geänderte Daten – abseits von Interessenten-Daten und Daten, die sich generell standalone in der SAP Sales & Service Cloud befinden – wieder überschrieben.

Die eben aufgeführten Vorteile einer bidirektionalen Verbindung bedingen auch gleichzeitig die Nachteile.
Eine bidirektionale Integration setzt ein fehlerfreies Mapping voraus! Dabei muss beachtet werden, dass neue Codewerte im ERP auch gleichzeitig in der SAP Sales & Service Cloud nachgezogen wurden .

Eine bidirektionale Integration erfordert ein effektives Schnittstellen-Monitoring! Eine robuste Fehlerbehandlung und ein effektives Monitoring sind unerlässlich, um langfristig saubere Daten zu verschieben. Es sollten Mechanismen implementiert werden, um Fehler in Echtzeit zu erkennen und zu beheben. Monitoring-Tools helfen dabei, die Integrationsprozesse kontinuierlich zu überwachen und sicherzustellen, dass die Daten zuverlässig übertragen werden.

Wenn ein Schiefstand in Bezug auf die Datenlage zwischen den beiden System entsteht, kann es passieren, dass wichtige Stammdaten im SAP ERP überschrieben werden. Dabei kann es sich auch um essenzielle Daten für beispielsweise Rechnungsläufe handeln.

Kurzgefasst ergeben sich folgende Chancen für die bidirektionale Schnittstelle im Hinblick auf den Austausch von Stammdaten:

• Echtzeit-Datenverfügbarkeit: Daten sind in beiden Systemen nahezu in Echtzeit verfügbar, was eine schnellere und fundiertere Entscheidungsfindung ermöglicht.
• Verbesserte Geschäftsprozesse: Durch die Synchronisation von Daten und Prozessen können Vertriebs- und Backend-Teams effizienter zusammenarbeiten, was zu optimierten Geschäftsprozessen führt.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Eine nahtlose Integration führt zu einer besseren Datenqualität und -verfügbarkeit, was wiederum zu einer besseren Kundenbetreuung und höheren Zufriedenheit führt.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Unternehmen können flexibler auf Marktanforderungen reagieren und ihre Systeme skalieren, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen.

Die Risken sind die folgenden:

• Komplexität und Fehleranfälligkeit: Bidirektionale Schnittstellen sind komplexer zu implementieren und zu warten. Dies erhöht das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen in den Daten, wenn die Systeme nicht ordnungsgemäß synchronisiert werden.
• Intensiveres Monitoring benötigt: Durch regelmäßiges Monitoring muss gewährleistet sein, dass kein Datenschiefstand zwischen SAP ERP und SAP Sales & Service Cloud entsteht.

Die Schnittstellenüberwachung der SAP Sales & Service Cloud kann für ein effektives Monitoring genutzt werden. Im ERP kommt es auf die Lösung an. Die Webservice-Überwachung läuft über SRT_MONI, während die iDocs in der Transaktion BD87 überprüft werden können.

Weniger kritisch, aber essenziell für den Aufbau von E2E-Prozessen: die Integration von Bewegungsdaten

Im folgenden Abschnitt wird der Aufbau der Schnittstelle für Bewegungsdaten, wie beispielsweise Angebote und Aufträge, behandelt. Auch die Erstellung von Folgebelegen ist von zentraler Bedeutung.

Die vollständige Prozessabdeckung in Unternehmensabläufen, insbesondere in den SD-Prozessen (Sales and Distribution), ist von entscheidender Bedeutung für die Effizienz und Effektivität der Geschäftsabläufe. Ein zentraler Aspekt ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die manuelle Aufgaben reduziert und somit die Mitarbeiter entlastet und die Fehlerquote senkt. Dadurch werden die Durchlaufzeiten verkürzt und die Produktivität gesteigert. Durch die Integration aller relevanten Prozessschritte in ein einheitliches System wird zudem die Notwendigkeit der mehrfachen Dateneingabe eliminiert, was Doppelarbeit vermeidet und zusätzlich Zeit spart.

Darüber hinaus erhöht eine vollständige Prozessabdeckung die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit eines Unternehmens. Ein vollständig abgedeckter Prozess ist leichter skalierbar, da alle Prozessschritte bereits integriert und automatisiert sind, was das Wachstum und die Anpassung an veränderte Marktbedingungen erleichtert. Zudem können Unternehmen schneller auf Änderungen in Geschäftsprozessen oder gesetzlichen Anforderungen reagieren, da Anpassungen zentral vorgenommen werden können.

Grundsätzlich umfasst die Integration von Bewegungsdaten zwei Kernprozesse: den Lead-to-Cash- und den Issue-to-Resolution-Prozess. Einfach gesagt: den E2E-Prozess im Vertrieb und den E2E-Prozess im Service, veranschaulicht durch folgende Grafiken:

Der Aufbau der Bewegungsdaten ist in Summe weniger kritisch. Generell ist der Aufbau einer bidirektionalen Schnittstelle empfehlenswert, um einen E2E-Prozess vollständig abbilden zu können. Grundvoraussetzung bei der Überlegung, ob eine uni- oder bidirektionale Schnittstelle für Bewegungsdaten eingesetzt werden soll, ist ein Grundverständnis für die jeweiligen Geschäftsanforderungen. Dabei wird pro Geschäftsobjekt abgewogen, ob mit dem Objekt gearbeitet werden soll, oder es nur der Information dienen soll.

Durch die homogene Systemlandschaft der SAP kann zudem sichergestellt werden, dass nicht nur eine reine Datenintegration hergestellt werden kann, sondern eine komplette Prozessintegration.

Beispiele:

• Aus Sales-Sicht habe ich im SAP CX die volle Kontrolle über den Prozess, da ich den Lead to Invoice-Prozess im SAP CX komplett sehen kann, obwohl einige Prozess im ERP sind. Und dies wird Out-of-the-box geliefert.
• Ich habe eine zentrale Stelle, an der ich meine Task- und Genehmigungsaufgaben sehe, und zwar das SAP Task Center. Folgeprozesse lassen sich aus dem CX im ERP anstoßen – und dies Out-of-the-box.
• Zudem ist hervorzuheben, dass die Out-of-the Box-Prozessintegrationen zu einem deutlich geringeren Implementationsaufwand führen, da bereits Best Practice-basierende Standardverbindungen der SAP zur Verfügung stehen.

Fazit

Die Integration von SAP ERP und SAP Sales & Service Cloud erfordert ein tiefes Verständnis der Geschäftsprozesse, sorgfältige Planung und robustes Monitoring. Eine bidirektionale Schnittstelle bietet zahlreiche Vorteile hinsichtlich Datenverfügbarkeit, Prozessverbesserung und Kundenzufriedenheit, birgt jedoch auch Risiken, die durch sorgfältige Implementierung und kontinuierliches Monitoring gemindert werden müssen.

Durch die Berücksichtigung dieser Aspekte können Unternehmen eine nahtlose Kommunikation zwischen ihren Backend-Prozessen und Vertriebs- sowie Serviceaktivitäten gewährleisten, was letztendlich zu optimierten Geschäftsprozessen und höherer Kundenzufriedenheit führt.