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Jede Charge erhält eine eigene Chargennummer und trägt eigene Merkmalswerte wie Wirkstoffgehalt, Herstelldatum oder Mindesthaltbarkeit. Die Chargenfindung schlägt bei Entnahme oder Verkauf automatisch eine passende Charge vor, etwa nach dem Prinzip first expired, first out. Qualitätsprüfungen aus QM lassen sich chargengenau dokumentieren und im Sperrfall auf einzelne Chargen begrenzen, statt gleich den gesamten Bestand zu sperren. Chargenstammsätze können auf Werks-, Material- oder Mandantenebene geführt werden.

Chargenverwaltung betrifft vor allem Unternehmen, die mit natürlichen Schwankungen im Ausgangsmaterial arbeiten oder gesetzliche Rückverfolgbarkeit nachweisen müssen, etwa in der Lebensmittel-, Pharma- und Chemieindustrie. Reine Serienfertiger mit einheitlichen, nicht verderblichen Materialien benötigen häufig keine Chargenpflicht. Eng verzahnt ist Chargenverwaltung mit QM, weil Prüfergebnisse und Sperren sich auf einzelne Chargen beziehen. Auch zu PP besteht eine enge Verbindung, weil Fertigungsaufträge chargenspezifisch bedient werden.

Die Einführung der Chargenverwaltung beginnt mit der Festlegung der Chargenebene und der Nummernvergabe, eine Entscheidung, die sich später nur mit Aufwand ändern lässt. Wichtige Stolperstelle ist die durchgängige Chargenzuordnung über alle Prozessschritte hinweg, damit im Rückruffall tatsächlich jede betroffene Charge identifiziert werden kann. Schnittstellen zu Lieferanten und Kunden sollten Chargeninformationen mit übertragen, damit die Rückverfolgbarkeit nicht an der Unternehmensgrenze endet. Ein Rückrufszenario vorab durchzuspielen deckt Lücken vor dem Ernstfall auf.