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QM stützt sich auf zwei Bausteine. Prüfpläne legen fest, welche Merkmale bei welchem Material geprüft werden, Prüflose lösen daraus die einzelnen Prüfvorgänge aus. Ein Prüflos entsteht automatisch beim Wareneingang, während der Fertigung oder vor dem Versand, sofern das Material entsprechend gekennzeichnet ist. Ergebnisse werden je Merkmal erfasst und führen zu einer Freigabe- oder Sperrentscheidung. Qualitätsmeldungen dokumentieren zusätzlich Abweichungen und die daraus abgeleiteten Korrekturmaßnahmen.

QM betrifft praktisch jedes produzierende oder handelnde Unternehmen mit Anspruch an dokumentierte Qualität, besonders in regulierten Branchen wie Pharma, Lebensmittel oder Automotive. Bei chargenpflichtiger Ware verknüpft sich QM eng mit der Chargenverwaltung, weil Prüfergebnisse dort einer konkreten Charge zugeordnet werden. Unternehmen ohne Zertifizierungspflicht und einfachem Produktportfolio kommen mitunter mit einer schlankeren Wareneingangsprüfung außerhalb von QM aus. Mit wachsender Kundenzahl und mehr Auditanfragen wächst der Bedarf an einer sauber dokumentierten Prüfhistorie aber schnell.

Ein QM-Projekt beginnt mit der Festlegung, welche Materialien überhaupt prüfpflichtig sind, denn zu viele Prüflose verlangsamen den Wareneingang unnötig. Prüfpläne und Stichprobenverfahren sollten gemeinsam mit der Fachabteilung entstehen und nicht allein von der IT vorgegeben werden. Fehlerquelle in der Praxis ist oft die Anbindung an externe Labore oder Messmittel, die zusätzliche Schnittstellen braucht. Zertifikate für Kunden lassen sich aus den Prüfergebnissen automatisiert erzeugen, sobald die Stammdaten korrekt gepflegt sind.