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HCM gliedert sich in Personaladministration für Stammdaten, Organisationsmanagement für die Aufbauorganisation, Zeitwirtschaft für Arbeitszeiten und Abwesenheiten sowie die Abrechnung für Gehälter und Lohnnebenkosten. Jeder Mitarbeiter erhält einen Personalstamm mit sogenannten Infotypen, die einzelne Datenbereiche wie Anschrift, Bankverbindung oder Vertragsdaten strukturieren. Zeitdaten fließen aus der Zeiterfassung automatisch in die Abrechnung ein. Ergebnisse der Abrechnung wiederum buchen sich als Personalkosten nach FI und CO.

HCM betrifft die Personalabteilung nahezu jedes Unternehmens, unterscheidet sich aber deutlich nach Ausbaustufe. Kleinere Betriebe nutzen oft nur Stammdaten und einfache Zeitwirtschaft, größere Organisationen zusätzlich detaillierte Personalkostenplanung und Organisationsmanagement. SAP treibt die strategische Weiterentwicklung inzwischen über die Cloud-Lösung SuccessFactors voran, während klassisches HCM technisch weiterläuft, aber weniger neue Funktionen erhält. Unternehmen mit laufendem S/4HANA-Projekt klären deshalb früh, ob HCM bleibt oder migriert wird.

Ein HCM-Projekt beginnt mit der Aufnahme der Organisationsstruktur und der bestehenden Tarif- und Vertragslandschaft, die in gewachsenen Systemen oft historisch bedingt uneinheitlich ist. Datenschutz verlangt besondere Sorgfalt, weil Personaldaten zu den sensibelsten Datenarten im gesamten SAP-System zählen. Bei einer parallelen S/4HANA-Konvertierung bleibt HCM meist ein eigenständiges System, das über Schnittstellen an die Finanzbuchhaltung angebunden wird. Wer den Wechsel zu SuccessFactors plant, sollte diesen als eigenes Projekt neben der S/4HANA-Konvertierung führen.