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FI gliedert sich in Hauptbuch, Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Bankbuchhaltung. Jede Geschäftstransaktion erzeugt einen FI-Beleg mit Soll- und Habenbuchung, verknüpft über den Kontenplan. Debitoren- und Kreditorenkonten laufen technisch als Nebenbücher zum Hauptbuch und werden dort automatisch fortgeschrieben. Die Anlagenbuchhaltung führt eigene Bewertungsbereiche für Handels- und Steuerbilanz. Unter S/4HANA landen alle Werte zusätzlich im Universal Journal, einer einzigen Beleg- und Summentabelle für FI und CO.

FI richtet sich an externe Adressaten: Finanzamt, Wirtschaftsprüfer, Banken und Investoren verlangen testierte Abschlüsse nach HGB oder IFRS. In der Praxis arbeiten FI und CO eng zusammen, weil jede Kostenbuchung in CO ihren Ursprung in einem FI-Beleg hat. CO wertet dieselben Werte zusätzlich für interne Steuerungszwecke aus und unterliegt dabei keinen gesetzlichen Vorschriften. Kleinere Unternehmen mit einfacher Kostenstruktur kommen oft mit FI allein aus. Wer mehrere Werke, Profitcenter oder Produktkalkulationen abbilden will, braucht zusätzlich CO.

Ein FI-Projekt beginnt mit dem Kontenplan und der Definition der Buchungskreise, meist entlang der Rechtseinheiten eines Konzerns. Fehlerquelle Nummer eins bleibt die Stammdatenqualität bei Debitoren und Kreditoren, besonders wenn mehrere Altsysteme zusammengeführt werden. Bei einer Konvertierung nach S/4HANA kommt die Umstellung auf das neue Hauptbuch und den Business Partner hinzu, der Debitoren- und Kreditorenstamm technisch zusammenführt. Wer diese Migration unterschätzt, verliert Zeit im Testzyklus statt beim Go-live.