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SAP Business Workflow verknüpft ein Ereignis an einem Business-Objekt, etwa das Anlegen einer Bestellanforderung über einem Grenzwert, mit einer vordefinierten Abfolge von Arbeitsschritten. Die Engine ermittelt den zuständigen Bearbeiter über Rollen oder Organisationsstrukturen, legt eine Aufgabe im persönlichen Arbeitsvorrat ab und eskaliert bei Fristüberschreitung automatisch an die nächste Stelle. Jeder Schritt landet dabei im Workflow-Protokoll und bleibt für Prüfungen nachvollziehbar.

Die klassische Engine läuft transaktionsbasiert über den Workflow Builder (Transaktion SWDD) und das persönliche Postfach SBWP, tief eingebettet in SAP ECC und weiterhin auch in SAP S/4HANA. Für neue, cloudfähige Szenarien bietet SAP inzwischen Flexible Workflow für vorkonfigurierte Standardprozesse wie die Bestellfreigabe sowie SAP Workflow Management auf der SAP BTP für individuelle Abläufe, modelliert mit Business Rules statt mit tiefem ABAP-Code.

Ein neuer Workflow beginnt mit der Wahl des auslösenden Ereignisses, gefolgt von der Modellierung der Schritte im Workflow Builder und der Zuordnung passender Bearbeiterrollen. Ein häufiger Stolperstein: Ohne sauber gepflegte Abwesenheits- und Vertretungsregeln bleiben Aufgaben tagelang liegen, weil niemand automatisch nachrückt. Vor einer S/4HANA-Konvertierung lohnt sich außerdem die Prüfung, welche klassischen Workflows besser auf Flexible Workflow oder SAP Workflow Management wechseln.