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Datenarchivierung

Datenarchivierung verschiebt abgeschlossene Geschäftsdaten wie erledigte Belege oder ausgelaufene Stammdaten aus der Datenbank in ein separates Archiv. Grundlage ist das Archive Development Kit (ADK), das Archivierungsobjekte je Datenart bereitstellt. Die Daten bleiben über Anzeigetransaktionen oder das SAP-Archivinformationssystem auffindbar, belasten aber Datenbankgröße und Systemlaufzeiten nicht länger.

Definition

Was ist Datenarchivierung?

Datenarchivierung ist so alt wie SAP R/3 selbst: Schon im klassischen ERP-System wuchs die Datenbank mit jedem Geschäftsjahr, ohne dass alte, abgeschlossene Daten noch für den Tagesbetrieb gebraucht wurden. Das Archive Development Kit entstand als technische Basis, um diese Daten strukturiert auszulagern, statt sie unbegrenzt in der Produktivdatenbank zu halten. Ziel ist eine kleinere, schnellere Datenbank bei vollständig erhaltener Nachvollziehbarkeit.

Relevant ist Datenarchivierung für jedes Unternehmen mit langjährigem SAP-Betrieb, besonders vor einer geplanten Migration nach SAP S/4HANA. Weil SAP HANA spaltenorientiert und speicherresident arbeitet, wirkt sich die Datenbankgröße direkt auf Hardwarekosten und Antwortzeiten im Tagesgeschäft aus. Wer vor der Conversion konsequent archiviert, reduziert das benötigte HANA-Sizing spürbar und verkürzt die Downtime beim Umstellungswochenende deutlich, weil erheblich weniger Daten konvertiert werden müssen.

Der Ablauf folgt festen Schritten: Archivierungsobjekt auswählen, Restriktionen für den Zeitraum festlegen, eine Voranalyse zur erwarteten Datenmenge fahren, den Schreiblauf ins Archiv starten und danach den Löschlauf in der Produktivdatenbank ausführen. Stolperstellen aus der Praxis sind fehlende Aufbewahrungsfristen in der Archivierungsstrategie, technische Abhängigkeiten zwischen einzelnen Archivierungsobjekten und ein zu spät gestarteter erster Testlauf vor einem fest geplanten Cutover-Termin im Projektplan.

Funktionen

Wie funktioniert Datenarchivierung?

Technisch nutzt jedes Archivierungsobjekt im ADK festgelegte Prüf- und Abhängigkeitsregeln, damit nur wirklich abgeschlossene Daten das System verlassen, etwa vollständig bezahlte Rechnungen oder bereits ausgelieferte Lieferungen. Der Schreiblauf legt die Daten in Archivdateien auf einem separaten Speichersystem ab, der anschließende Löschlauf entfernt sie danach kontrolliert aus den Datenbanktabellen. Über das Archivinformationssystem oder objektspezifische Anzeigetransaktionen bleiben archivierte Daten weiterhin vollständig auswertbar und prüfungssicher aufbewahrt, ohne die Produktivdatenbank weiter zu belasten oder zu verlangsamen.

Vor einer Systemkonvertierung nach SAP S/4HANA hängt Datenarchivierung eng mit dem HANA-Sizing zusammen: Weniger Daten in der Datenbank bedeuten weniger benötigten Hauptspeicher und einen spürbar kürzeren Datenbankkonvertierungslauf beim Cutover-Wochenende selbst. In der laufenden Systempflege verzahnt sich Datenarchivierung außerdem eng mit Support Packages und SAP-Hinweisen, die gelegentlich neue Archivierungsobjekte, geänderte Prüfregeln oder zusätzliche Restriktionsmöglichkeiten mitbringen und regelmäßig sorgfältig geprüft werden sollten.

Vorteile

Kleinere Datenbank

Weniger Daten in der Produktivdatenbank bedeuten geringeren Speicherbedarf und oft spürbar bessere Antwortzeiten im Tagesgeschäft.

Kürzere Downtime bei Conversion

Wer vor der Umstellung nach SAP S/4HANA archiviert, reduziert die Datenmenge für den Konvertierungslauf und damit das Zeitfenster am Cutover-Wochenende.

Daten bleiben auffindbar

Archivierte Daten sind nicht gelöscht. Über das Archivinformationssystem oder Anzeigetransaktionen lassen sie sich weiterhin einsehen und auswerten.

Geringeres HANA-Sizing

Eine kleinere Datenbank senkt den benötigten Hauptspeicher für SAP HANA und wirkt sich direkt auf die Systemdimensionierung aus.

Grenzen

Kein Ersatz für Löschkonzept

Archivierung verschiebt Daten, eine Prüfung, ob Daten überhaupt noch aufbewahrt werden müssen, ersetzt sie nicht. Ein Löschkonzept nach Aufbewahrungsfristen gehört separat dazu.

Abhängigkeiten zwischen Objekten

Manche Archivierungsobjekte lassen sich erst archivieren, wenn verknüpfte Objekte bereits archiviert sind. Das erfordert eine durchdachte Reihenfolge im Archivierungsprojekt.

Aufwand für Erstarchivierung

Wurde nie archiviert, ist der erste Lauf entsprechend groß und braucht sorgfältige Tests. Das unterschätzen Projekte, die Archivierung erst kurz vor einer Conversion beginnen.

Zugriff auf Archivdaten ist eingeschränkt

Archivierte Daten lassen sich nicht mehr direkt in Standardtransaktionen ändern. Wer noch häufig auf ältere Belege zugreifen muss, sollte die Restriktionen entsprechend großzügig wählen.

FAQ

Häufige Fragen zu Datenarchivierung

Wie viel Speicherplatz spart Datenarchivierung?

Das hängt stark an Branche, Belegvolumen und den geltenden Aufbewahrungsfristen ab. Eine Voranalyse je Archivierungsobjekt zeigt schon vor dem ersten Lauf, wie viele Daten tatsächlich archivierbar sind und welchen Anteil sie an der Gesamtdatenbank ausmachen, was eine erste realistische Einschätzung ermöglicht.

Sind archivierte Daten für eine Betriebsprüfung noch verfügbar?

Ja, archivierte Daten bleiben über das Archivinformationssystem oder objektspezifische Anzeigetransaktionen vollständig einsehbar. Sie sind nicht gelöscht, lediglich aus der Produktivdatenbank ausgelagert, und lassen sich bei Bedarf jederzeit gezielt für Betriebsprüfer oder interne Revisionen auswerten, nachvollziehbar dokumentieren und bei Bedarf exportieren.

Muss ich vor einer S/4HANA-Migration archivieren?

Zwingend vorgeschrieben ist es nicht, aber es lohnt sich in der Praxis fast immer. Weniger Daten bedeuten ein geringeres HANA-Sizing und eine spürbar kürzere Downtime beim Konvertierungslauf am Cutover-Wochenende, gerade bei langjährig gewachsenen Systemen mit hohem Datenvolumen und vielen Altbelegen aus dem Tagesgeschäft.

Welche Daten lassen sich archivieren?

Klassisch abgeschlossene Finanzbelege, ausgelieferte Lieferungen, erledigte Bestellungen oder ausgelaufene Stammdaten wie inaktive Materialien und Geschäftspartner. Welche Archivierungsobjekte tatsächlich infrage kommen, hängt von den genutzten Modulen und dem individuellen Geschäftsprozess ab und sollte projektspezifisch sorgfältig geprüft, priorisiert und vollständig dokumentiert werden.

Wie lange dauert ein Archivierungsprojekt?

Die Ersteinrichtung mit Voranalyse, Archivierungsstrategie und erstem Testlauf braucht üblicherweise mehrere Wochen, je nach Anzahl der Archivierungsobjekte und Systemkomplexität. Danach läuft Datenarchivierung meist automatisiert und regelmäßig im laufenden Betrieb weiter, überwacht durch gelegentliche stichprobenartige Kontrollläufe im laufenden Tagesgeschäft der Fachbereiche.

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Gabriele Görtz

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