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ADK bündelt die Basisfunktionen, mit denen SAP-Systeme Daten aus der produktiven Datenbank in Archivdateien überführen. Jedes Archivierungsobjekt, etwa FI_DOCUMNT für Finanzbuchhaltungsbelege oder MM_MATBEL für Materialbelege, definiert dabei die zugehörigen Tabellen und Prüfregeln. Die eigentliche Archivierung läuft über die Transaktion SARA in drei Schritten: Prüfprogramm, Schreibprogramm und, nach erfolgreicher Kontrolle, Löschprogramm. Die Dateien landen anschließend auf einem Content Server oder im Dateisystem.

Archivierung ist kein Löschen. Die Daten bleiben über das Archive Information System auffindbar, was für die Nachvollziehbarkeit und für gesetzliche Aufbewahrungsfristen wichtig ist. Relevant wird das Thema für Unternehmen mit stark wachsenden Datenbanken, spürbar langsameren Systemen oder anstehenden HANA-Sizing-Entscheidungen. Wer nur wenige Gigabyte Bewegungsdaten pro Jahr erzeugt, kann das Thema meist zurückstellen, bei mehrjährigen ECC-Systemen mit hohem Belegaufkommen lohnt sich die Prüfung fast immer.

Vor dem Start braucht jedes Archivierungsobjekt festgelegte Restwerte und Aufbewahrungsfristen, sonst blockiert das System die Archivierung aus Sicherheitsgründen. Ein häufiger Fehler ist, mit der Archivierung erst kurz vor einer S/4HANA-Konvertierung zu beginnen, wenn die Datenbank bereits stark gewachsen ist. Wer frühzeitig archiviert, senkt das spätere HANA-Sizing und verkürzt die Downtime beim Cutover. Ebenso wichtig: ein angebundener Content Server, sonst wächst stattdessen das Dateisystem unkontrolliert.