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GTS repliziert Stammdaten und Belege aus dem ERP und prüft sie gegen Regelwerke: Sanktionslisten für Geschäftspartner, Embargos für Länder, Genehmigungspflichten für gelistete Güter. Treffer setzen den Beleg auf Sperre, ein Sachbearbeiter entscheidet dokumentiert über die Freigabe. Für die Zollabwicklung kommuniziert GTS elektronisch mit den Behörden, in Deutschland über ATLAS. Die Präferenzkalkulation ermittelt aus Lieferantenerklärungen, ob Waren zollbegünstigt in Abkommensländer geliefert werden dürfen.

GTS richtet sich an Unternehmen, die regelmäßig exportieren oder importieren und die Abwicklung im Haus halten wollen. Die rechtliche Verantwortung für die Exportkontrolle bleibt beim Unternehmen, die Software beschleunigt die Prüfung und dokumentiert sie revisionssicher. Der Gegenentwurf ist die Abgabe an Zollagenten und Dienstleister, was bei kleinen Volumina wirtschaftlicher sein kann. Mit wachsendem Exportgeschäft kippt die Rechnung, weil manuelle Prüfungen Personal binden und Fehler teuer werden.

Im Projekt entscheidet die Stammdatenqualität. Warentarifnummern, Ausfuhrlistennummern und Ursprungsdaten müssen gepflegt sein, sonst prüft GTS ins Leere. Die Präferenzkalkulation steht und fällt mit dem Einholen der Lieferantenerklärungen, ein oft unterschätzter organisatorischer Aufwand. Sinnvoll ist ein stufenweiser Rollout: erst Sanktionslistenprüfung und Exportkontrolle, dann Zollverfahren, zuletzt Präferenz. So entsteht früh Nutzen, ohne die Fachabteilung zu überfordern. Auch das Berechtigungskonzept verdient Sorgfalt, denn Zollthemen berühren mehrere Abteilungen.