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PS gliedert ein Projekt in einen Projektstrukturplan, kurz PSP, der die Aufgaben hierarchisch in Elemente zerlegt. Netzpläne ergänzen diese Struktur um Vorgänge, Termine und Abhängigkeiten zwischen einzelnen Arbeitsschritten. Jedes PSP-Element kann Budget, Plankosten und Ist-Kosten eigenständig führen. Rückmeldungen aus Fertigung, Einkauf oder Zeiterfassung fließen laufend auf das Projekt und zeigen den Fortschritt gegenüber der ursprünglichen Planung. So bleibt jederzeit erkennbar, welches Element im Zeitplan oder Budget bereits abweicht.

PS passt zu Unternehmen, deren Geschäft in Projekten statt in Serienprozessen organisiert ist, etwa im Anlagenbau, Sondermaschinenbau oder bei internen Bauvorhaben. Serienfertiger nutzen PS seltener im Kerngeschäft, setzen es aber häufig für Investitionsprojekte oder größere Rollouts ein. Die enge Verzahnung mit CO erlaubt es, Projektkosten genauso auszuwerten wie Kostenstellen oder Fertigungsaufträge. Für einfache, kurze Vorhaben reicht oft ein einzelner Innenauftrag aus CO aus.

Ein PS-Projekt in SAP beginnt mit dem Entwurf der Projektstruktur, die eng an die Ablauforganisation des Unternehmens angelehnt sein sollte. Zu tief gegliederte Strukturpläne mit vielen Elementen erschweren später die Auswertung und Pflege. Budgetfreigaben und Verfügbarkeitskontrollen verhindern, dass Bestellungen ein genehmigtes Projektbudget überschreiten. Bei kundenbezogenen Projekten kommt die Verbindung zu SD hinzu, wenn Teilleistungen laufend fakturiert werden sollen. Eine klare Verantwortung je PSP-Element erleichtert später die Ursachensuche bei Abweichungen.